「バックオフィス業務の自動化」が加速するなか、私は「社内ルールの見直し」というもう一つの選択肢に気づいた

弊社のバックオフィスメンバーは、みんなAIをガンガン使っています。

年に1回しか発生しない業務のリマインドは、カレンダーに自動登録する仕組みを組みました。契約書のリーガルチェックや、クライアントから届くセキュリティチェックシートの記入も、AIで半自動化。社内のIT相談も、Claudeで組んだAIアシスタントに任せられるところまできています。

……ところが、代表からの一言で、自分がまだ考えていなかった選択肢があることに気づかされました。

「定型と非定型をどう分けるかは自由」と言われた

代表からのコメントは、次のようなものでした。

「毎月請求書をここのフォルダに入れる、というふうにルールをガチガチに固めて、そこからブレなかったら定型業務になる。でも、そのやり方が5人いて5人ともバラバラだったら、それぞれ対応しないといけないので、非定型業務になる」

「定型業務と非定型業務をどう分けるかは自由ですよ。業務そのものが定型・非定型と決まっているわけではなくて、ルールを揃えるかどうかで、どちらにも寄せられるんです」

これを聞いて、ハッとしました。

私がいままでやってきたのは、既存の業務をAIで効率化する動きです。「この業務、判断基準が曖昧だな」と思えば、AIに過去データを読み込ませて基準を言語化させる。「この業務、属人的だから漏れやすいな」と思えば、AIで一覧化する。すべて、業務そのものは変えずに、AIで対応してきた形でした。

代表が言っていたのは、その一段前の話でした。業務そのものを定型に寄せられるかどうかは、社内でルールを揃えるかどうかで決まる。ルールを揃えて定型化してしまえば、AIもずっと速く動ける。私はその余地に気づかないまま、非定型業務にAIを取り入れていたんです。

私がやってきた効率化にも、まだスピードアップの余地があった

思い返すと、私は対応してきた業務を「相手次第だから」「人によって状況が違うから」と、定型化が難しいものだと思い込んでいました。でも実際には、定型化の余地がじゅうぶんにありました。

契約書のリーガルチェックは、先方フォーマットであっても「自社として譲れない条項」を基準として決めておけば、見るべきポイントは同じになる。IT相談も、ツールは各自に任せつつ、相談時に伝えてほしい情報を揃えておけば、対応をパターン化しやすくなる。セキュリティチェックシートも、自社の標準回答集を整えておけば、書式が違っても同じ回答で対応できる。

先方のフォーマットや各自が使うツールまでは揃えられなくても、自社側の判断基準や手順は揃えられる。AIを入れる前に「ルールを揃える」余地があったんです。できるだけ定型業務に寄せられれば、もっともっと速く動けます。

次にやることは、バックオフィス内の業務を「これは全員同じルールで回せないか？」という目で棚卸しすること。ルールを揃えられそうな業務から順に定型化する。そのあとで、AIを取り入れます。

AIを使い倒しているつもりでしたが、まだやれることが手前にあった。代表からのコメントで、そんな気づきを得ました。